|
پورتالهاي
سازماني |
|
از اوايل سال 1997 كه استفاده از پرتال ها
در عرصههاي مختلف كاوش و بازيابي اطلاعات
در اينترنت مورد توجه قرار گرفت، بسياري
از سازمانهاي تجاري و غيرتجاري به فكر
طراحي و ايجاد پرتال هاي سازماني براي خود
و پرسنل و كاربران يا به عبارت بهتر
مشتريانشان افتادند. شركتهايي مانند
مايكروسافت و آي بي ام هم وارد اين ميدان
شدند كه اين رقابت همچنان ادامه دارد.
پرتال هاي سازماني اساساً با دو هدف طراحي
و در سطح سازمانها مستقر شدند. اين دو هدف
شامل مديريت متمركز اطلاعات تجاري در
سازمانها و ارائه خدمات اطلاعاتي روزآمد
ميباشند. پرتال هاي سازماني از يك سو
امكان مديريت متمركز در سازمان را براي
مديران و معاونان مؤسسات و سازمانها فراهم
ميكنند و پنجره اي شفاف از سازمان را در
مقابل چشم آنها قرار ميدهند و از سوي
ديگر كاربران و مشتركين خود را از آخرين
اخبار و اطلاعات مربوط به حوزههاي كاري و
تجاري آگاه ميسازند. اين پرتال ها علاوه
بر اطلاعرساني زمينههاي تعامل ميان
مديران و كارمندان و مشتريان يا كاربران
را ايجاد مينمايند. محيط شبكهاي پرتال
هاي سازماني به گونهاي طراحي ميشود كه
يك كاربر پس از ورود به آنها خود را در
فضاي مجازي يك محيط تجاري يا كاري مييابد
و علاوه بر انجام امور اجرايي و تجاري در
سراسر اوقاتي كه در اين محيط به سر ميبرد
احساسي از لذت را همراه با آموزش تجربه مي
نمايد. يكي ديگر از ويژگيهاي پرتال هاي
سازماني اين است كه كاربران با مشاركت در
فعاليتهاي مبتني بر شبكه خلاقيتهاي فردي
را در خود پرورش ميدهند. امكانات تنظيم
شخصي كه معمولاً در هر پرتال سازماني
پيشبيني و ارائه ميشود ضمن به چالش
گرفتن تجربيات فردي كاربران در كار با
امكانات شبكهاي و بسترهاي ارتباطي،
زمينههاي خلاقيت آنها را به شيوهاي
كاربردي ايجاد مينمايد.
قابليتهاي موجود در پرتال هاي سازماني
نظير كاوش، فهرستهاي موضوعي، سرويسهاي
صفحات زرد براي يافتن شركتهاي محلي،
سرويسهاي يافتن افراد براي رديابي شماره
تلفنها يا آدرسهاي پست الكترونيكي،
تيترهاي خبري، قيمت سهام، نتايج ورزشي،
پيشبيني وضع هوا، اطلاعات مسافرتي و
پروازي، فهرست رويدادهاي محلي، گروهاي بحث
و گفتگو، تابلوي پيامها، سرويسهاي ارسال و
دريافت سريع پيامها، آگهي ها و پيشنهادهاي
تجاري، دفترچههاي آدرس، تقويم و ديگر
قابليتهاي كاربردي؛ حقيقتاً آنها را
تبديل به محيطهاي شبكهاي كردهاند كه
كاربران پس از چند مورد استفاده و
بهرهبرداري از آنها ديگر نميتوانند از
عضويت در آنها چشمپوشي كنند. اين به معني
وابسته نمودن كاربران به يك محيط خاص
شبكهاي نيست، بلكه به معني ايجتد اعتماد
در كاربران و مشتريان جهت مراجعه آنها به
يك محل خاص در اينترنت به منظور انجام
امور تجاري و اداري است.
امروزه روشن شده است كه كاربران پرتال هاي
سازماني حدود يك سوم از زمان خود را صرف
انجام جستجو، يك سوم را صرف پيامها و
مشاركت در تالارهاي گفتگو و يك سوم ديگر
را صرف دستيابي به ديگر محتويات ميكنند.
امكانات ارتباط از راه دور نظير SMS
كارايي پرتال هاي سازماني را چند برابر
ساخته است.
كاربران اين پرتال ها ديگر حتي براي
ارتباط با پرتال مورد نظر نياز به حضور
فيزيكي در محل كار يا منزل جهت استفاده از
رايانه شخصي ندارند، بلكه ميتوانند از
طريق تلفن همراه خود و ديگر تجهيزات
ارتباطي بيسيم نسبت به امور اداري و
بازرگاني خود واكنشهاي مناسب و به موقعي
را نشان دهند. به عبارت ديگر پرتال ها
قادر به بهرهبرداري مفيد و مؤثر از
فناوريهاي بيسيم جهت برآورده ساختن
نيازهاي ارتباطي مشتركين خود شدهاند.
این پورتال که برای استفاده کارمندان و به
منظور بهبود روند دسترسی افراد به اطلاعات
، به اشتراک گذاشتن اطلاعات مختلف و کار
بر روی اطلاعات طراحی می گردد . با
استفاده از آن می توان پروسه ها و کنترل
روند اجرای فرآیندهای سازمان، مخزن
اطلاعات (Data Warehouse) ، برنامه های
کاربردی در سطح سازمان را یکپارچه کرد .
ویژگی های پورتال هاي سازماني :
1- ارائه شخصی سازی اطلاعات و کاربری های
پورتال بر حسب نیاز کاربر توسط شخص یا خود
پورتال . (PersonalizationوTailoring)
2- ارائه سیستمهای جستجو و دایرکتوری به
گونه ای که کاربر در کمترین زمان ممکن به
اطلاعات دست یابد . (Search and
Directory)
3- ارائه امکان شخصی سازی برای تغییر ظاهر
و ساختار پورتال به ازای هر کاربر (End
user customization)
4- ارائه ساز و کار مدیریت اطلاعات به
افراد مسوول پورتال .(Content & Data
Management)
5- ارائه مکانیزمهایی به مدیران پورتال
برای پاسخگویی به نیازهای افراد مختلف در
سازمان.
6- پشتیبانی برقراری ارتباط با منابع خارج
از پورتال نظیر web service و سایتهای
دیگر ، برای دریافت اطلاعات و سرویسهای
مورد نیاز .
7- عدم وابستگی به پهنه ای (Platform) خاص
به گونه ای که برای تمامی افراد با سیستم
عاملهای مختلف و مرورگرهای مختلف قابل
دسترس باشد(Cross-platform functionality)
. این مورد شامل پشتیبانی توسط سیستمهای
PDA و موبایل نیز می گردد .
8- Single sign-on : مکانیزمی که به وسیله
آن کاربر تنها با یک بار ورود به سیستم به
تمام سرویس ها و اطلاعات محدوده خود
دسترسی داشته باشد .
9- راهکارهای امنیتی به منظور تعیین سطوح
دسترسی کاربران و نقش هر کاربر در سیستم.
این سطح دسترسی شامل بازدیدکنندگان و
مسوولین پورتال می شود.(Security)
10- ساختار مشخصی برای ارائه اطلاعات به
کاربر(Taxonomy)
11- ساختار پیمایش ساده به گونه ای که
کاربر با کمترین کلیک به مکان ، سرویس و
یا اطلاعات مورد نظرش دست یابد .( Browse
/ Navigate Documents)
12- ایجاد امکان ارتباط کاربران با
مسوولین پورتال و دیگر کاربران پورتال به
صورت همزمان (“Chat”)یا غیر همزمان
(“Forum”) . (Collaboration)
13- ارائه سرویس های متداول در اینترنت
14- ارائه مکانیزمی که از طریق آن کاربران
بتوانند در بخش های مختلف پورتال عضو شده
و در صورت تغییر اطلاعات آن بخش و یا
افزودن اطلاعات جدید ، Email دریافت کنند
.( Subscribe / What’s new)
15- ارسال پیام به ازای رویدادهایی که
برای کاربر مهم هستند . این سیستم با
استفاده از email و یا خود پورتال پیامی
برای مشتری ارسال کرده و به او می گوید که
رویداد درخواست شده اتفاق افتاده است . به
عنوان مثال کاربران می توانند در بخش
تنظمیات خود ، برای دریافت پیامهای شخصی ،
دریافت یک وظیفه ، دریافت یک خبر با
عنوانی خاص "دریافت پیام " را درخواست
کنند.(Alert)
16 – مدیریت گردش کار - تمامی فرآیندها
دارای یک روند اجرایی هستند . این فرآیند
به بخشهای مختلف تقسیم شده و با زمان بندی
مشخص به افراد مختلف اختصاص داده و انجام
می شوند. حداقل امکانی که به بهتر شدن
کیفیت فرآیند کمک می کند ، پیاده سازی آن
بر روی کاغذ می باشد. اما آیا این امکان
کافی است ؟ آیا بدین وسیله می توان علاوه
بر روند کار ، نحوه انجام کار و زمان بندی
آن را کنترل کرد ؟ یکی از امکانات پورتال
ارائه مدیریت گردش کار است. (Workflow
Management)
|
|
|
